[訊息論壇]ICE
Messaging Forum 郭漢丞
<應用篇> 新金融即時訊息管理典範
「變革」在金融業當中，已經是眾多經營者念茲在茲的企業法則，其目的就是希望能夠創立新的「經營典範」，讓自己的企業在過度競爭的金融業當中獲得不敗的活泉。
事實上，從花旗銀行不斷合併與業務創新的過程中，不難發現「變革」與建立「管理典範」對於金融事業的重要性。在安隆案發生之前，花旗銀行股價在十年間成長超過十倍，公司規模不斷擴大，但是支撐獲利不衰的秘訣，在於創造新的業務模式，透過交叉行銷與整合業務，產生與其他競爭同業不同的獨特市場滲透力。即使是去年的安隆案讓花旗銀行受傷不輕，但是深厚的業務基盤與已經樹立典範的新業務，讓花旗仍能持續不衰。
這告訴我們「創新」與「典範」的建立在當今金融市場當中，確實是不可忽視的重要經營力量。在本期艾揚電子週報當中，我們即要以一個虛擬的公司，來說明艾揚所規劃的金融事業應用之「資訊典範」。
雖然說是「虛擬」，事實上這當中綜合了許多艾揚金融客戶的建置經驗，利用資訊「創新」的力量，建立起新的「金融即時訊息管理典範」。
F 銀行在經歷金控元年的洗禮，決定將旗下相關金融事業，依據金融控股公司法的規定，整合為新的 F 金控公司。
在財政部的優惠措施稍縱即逝，法令放寬的期間有限的情況下，F 公司迅速召集各金融事業體之董監事召開聯席會議，包括銀行、證券、期貨、投信、租賃、與保險等公司負責人齊聚一堂，決議迅速依據財政部規定成立金控公司。法務部門在與知名
Consulting Firm 專業人士共同研究後，提交董監事聯席會議決定，儘速向財政部提出申請，搶搭政策開放的第一班列車，所有申辦工作在各部門專業分工之下，很快的送件申請，並且正如預期的獲得核准。
獲准合併之後，才是真正挑戰的開始，雖然新的金控公司順利跨牌，但是各項業務的整合竟是百廢待興。銀行人員不懂證券、證券人員不瞭解銀行作業程序、租賃嫌銀行放款部門搶生意、保險認為證券的投研部門撈過界等等，諸如此類的爭議不斷。這讓新的金控公司負責人
J 董傷透腦筋。
J 董傷腦筋的是：這些似是而非的爭議，都是基於本位主義所產生的爭端，如何在金控公司看似集權，實際卻分權自治的架構下能夠順利運行，產生合併綜效，是經營的重點所在。
想要從人員訓練上獲得立竿見影的效果，恐怕實用性不大，J 董多年的經驗讓他瞭解這種跨部門、跨業務範圍的內部在職訓練，絕對不是一蹴可幾的功夫，必須由人資部門相互協調規劃，並且按部就班執行，才能夠在一、兩年後看到成效。既然教育訓練緩不濟急，那麼就必須多管齊下，讓跨業管理能夠盡快上軌道。
為了迅速找出跨業經營的致勝之道，J 董開始一連串的會議。
先是與銀行、證券、期貨、投信、租賃、與保險分頭宣達他的想法，希望各業務單位分頭思考如何相互合作；接著是證券、期貨、與投信這三個子公司因為業務範圍相近，開始進一步的會議討論；而銀行則是這三個業務單位各自必須與其配合的單位，因此成為共同競逐的對象；而租賃與銀行企業金融部門關係密切，互相也必須協調溝通；只有保險最簡單，它想要吃下所有事業單位的客戶資料，來一次業務拓展大掃蕩。緊接著就是一連串的會議加會議，可想而知那是一場如何混亂的口水戰。
眼見時間一直過去，J 董新的業務整合方向還是沒有出來，J 董不禁有些焦慮。在他手上的所有報表都只有因為合併以後產生的成本提升，卻不見期望中的業務量擴大。各子公司之間為了各自的利益，互不相讓，站在統籌管理的立場上，J
董又不方便直接下達指令，所有的問題指向「缺乏效率的溝通」，造成業務整合的隔閡。
於是，管理銀行、證券出身的 J 董，決定跳脫各子公司之間的爭執，轉而尋求創新的解決方案。
為了解決業務整合溝通亂象，當務之急，就是尋找加速溝通效率的工具。 J 董找來了銀行資訊室經理 O，告訴他心目中想要建立的溝通模式，希望讓非必要的正式開會減至最低，透過有效的線上溝通工具，盡量在會議召開之前，各業務單位就已經事前進行過許多非正式的線上會談，以提高開會效率。
O 的回答很簡單：「給我一筆預算，我會與其他子公司的資訊室經理會談，一個月內找出答案，並且盡快提交部署。」J 董很爽快地答應了。
一個月過去了，O 提出來的方案遠超乎 J 董的想像。
這項方案使用即時訊息傳遞平台，透過通用的 Messaging Server，處理各子公司的訊息系統，並且建立依據分層負責表所列之工作群組，將全公司納入即時訊息應用管理之中。
每一個層級之間的人員可以互通即時訊息，並且可以向上一級提出線上會議要求，線上會議隨時記錄在伺服器端。層級較高的主管可以向其群組部屬進行「網路廣播」，傳送最新的作業訊息指令。這是
O 與各子公司資訊主管的第一步。
這種線上即時訊息的運作，與一般公眾網路常用的 Messenger
或 ICQ 類似，不過這次企業內部建造的即時訊息溝通應用軟體，則是依據各事業體之內控與分層負責表的群組而設計的。人員的身份、權限依據人事單位所提出的資料建立，同時可以迅速查詢特定人員的基本資料，當然，這些資料可以閱讀的深度權限，還是依據分層負責表當中的規定來設定。
J 董很快就接受了 O 的建議。一個月後，這套即時訊息傳遞系統部署完成，J 董在啟用首日，傳送了一份「給全體金控同仁的話」與「給各子公司一級主管的話」，稿子是
J 董親力親為，傳送稿件還是請秘書代勞 (其實只是按下兩個傳送鍵)，但是 J 董在第一天啟用時，就迷上了這項新的溝通方式。
首先，J 董可以隨時掌握一級主管的動態。J 董當然不是想拿這套系統查勤，而是如果這些主管在線上，表示人應該在辦公室，如果人不在系統會顯示閒置，離線訊息更是表示可能外出訪客；有些比較懂得用電腦的主管，還會標示目前正在會議中、在哪間會議室、主題為何等等細節，讓線上的同仁可以清楚知道主管的動向。
J 董想要的是大約瞭解這些主管的動向，他可以隨時去找哪一位同仁討論問題，線上就一清二楚。當然，以往這些事情都是秘書代勞，請某位主管來辦公室，但是
J 董是呆過基層的大老闆，他很清楚這當中的過程很讓人緊張，不如由 J 董自己執行走動式管理。
其次是主動出擊的速度與方便性極高，以往即使
J 董親自前往分行突擊檢查，總是會有消息走漏，即使經他再三告誡不可透露行蹤，司機出門前也不知道老闆今天要去哪裡，但是那部總裁賓士 600
恐怕到哪裡都有人可以先一步看到，很多事情 J 董想親眼看到都很難。
有了這套系統，J 董可以輕易下探民情，瞭解基層對於公司特定政策或業務的看法。J 董額外擁有一個「一般級」的化身，是私下瞭解公司政令傳達的最佳工具。總之，光是這兩項特點，就夠
J 董高興上好一陣子了。
最後，橫向的業務人員溝通機會增加了，根據不斷增加的跨部門線上交談，可以發現不同業務範圍的人員，互相有所聯繫，並且交換重要業務資料。當然，資料庫也記錄了若干與工作無關的討論內容，但是溝通與協調並不只限於「公事」，人員互相建立默契也是必要的過程。J
董相當滿意這種日漸增加的橫向溝通，這比訓示各單位間加強合作要有效得多，也實際得多了。
每一位同仁在管理部的指揮與協助下，都安裝起這套企業專屬的即時訊息溝通應用軟體，讓每一個人的電腦上線後，可以透過訊息傳遞伺服器連線。
接著，新的訊息應用系統進入第二階段部署，開始將業務相關即時訊息資料，透過共通的訊息傳遞伺服器執行訊息主動揭示服務，包括即時金融行情、交易狀態、分公司排名等等動態資料，一一逐步上線。其他靜態資料如保險契約、牌告利率等，也以訂製的框格呈現。
當這些工作上線完成以後，J 董發現會議的次數減少了，溝通協調的工作更有效率了！因為動態的數字呈現，讓各子公司開始感受到金控底下各子公司的動態表現，開始相互欣賞彼此的業務能力 (或謂激發競爭的態度)，也更進一步思考如何相互合作。
稽核單位是另一個直接受惠的部門。
所有交易動態都在線上呈現，如果遇上警示股而業務單位沒有注意到，則依據稽核單位預先設定的條件，馬上會出現警告訊息。
這些警告條件可以依據市場狀況進行每日更新，過去稽核單位常常是在事後彌補，現在可以在線上執行預防與立即處理的動作。
此外，風險控管的機制，也可以因為與銀行徵信資料相結合，迅速取得必要的資料，如果臨時無法取得書面資料，也可以透過與客戶密切聯繫的人員，線上詢問客戶信用狀況。這些都是過去沒有即時訊息傳遞系統時，無法做到的事。
有了初步的成功，J 董對這幾位資訊主管更有信心了。
於是一方面 J 董享受著現有的成果，執行他所喜歡的「走動式管理」，另一方面，J 董還囑咐諸位資訊主管共同研議出新的整合應用，讓具備時效性的業務，透過這套系統串聯。
當然，這其中難度較高的，已經不是即時訊息傳遞系統的處理工作，而是要如何將各樣業務特性相異的作業項目，轉化為「即時溝通」的運作型態。
這套新的「金融即時訊息典範」仍在持續地推動。之所以能稱為典範，重點在於結合各項制度，轉化為「即時溝通」的系統運作。
後續的系統轉移與拓展方案仍在進行，我們可以確認的是：透過即時訊息傳遞的應用，金融業跨業管理已經有了新的應用方向。
這個有如寓言般的故事，其實結合了許多艾揚多年來即時訊息技術技術與金融應用的心血結晶。
如果您對上述的「金融即時訊息典範」有興趣，歡迎與艾揚科技聯繫，我們將會為您提出專業的簡報，與您一同執行化虛擬為實際的行動。聯絡資訊請見以下之艾揚快訊
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